Положение об архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации г. Братска

1. Общие положения.

1.1. Настоящее Положение об архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации города Братска разработано в соответствии с Положением об аппарате администрации города Братска, утвержденным постановлением администрации муниципального образования города Братска от 14.03.2012 № 473, Положением об организационно-контрольном управлении аппарата администрации города Братска, утвержденным распоряжением заместителя главы администрации, руководителем аппарата от 14.03.2012 № 78, и определяет основные задачи, функции, права, организацию деятельности и ответственность архивного отдела организационно-контрольного управления аппарата администрации города Братска (далее - архивный отдел).

1.2. Архивный отдел является структурным подразделением организационно-контрольного управления аппарата администрации города Братска и создан в целях эффективной организации архивного дела в городе Братске.

1.3. Архивный отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, нормативными правовыми актами Иркутской области, Уставом муниципального образования города Братска и муниципальными правовыми актами муниципального образования города Братска и настоящим Положением.

2. Задачи архивного отдела

2.1. Задачами архивного отдела являются:

1) обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению;

1.1.2) комплектование архивными документами, в том числе имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Братска;

3) организация использования архивных документов;

4) организационно-методическое руководство деятельностью и организация делопроизводства в делопроизводственных службах организаций - источников комплектования архивного отдела.

3. Функции архивного отдела

3.1. Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1) обеспечивает сохранность:

а) архивных документов на различных видах носителей, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, являющихся федеральной собственностью;

б) архивных документов на различных видах носителей, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью муниципального образования города Братска;

в) архивных документов на различных видах носителей, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, являющихся областной государственной собственностью;

г) архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в собственность муниципального образования города Братска, в том числе личного происхождения;

д) архивных документов по личному составу ликвидированных юридических и физических лиц, поступивших на хранение в установленном порядке;

е) печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих архивные фонды архивного отдела;

ж) учетных документов, архивных справочников и методических пособий, необходимых для осуществления практической деятельности архивного отдела;

2) принимает на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных юридических и физических лиц на договорных условиях;

3) принимает от юридических лиц на хранение архивные документы на договорных условиях;

4) проводит в установленном порядке мероприятия по созданию оптимальных условий хранения архивных документов и обеспечению их физической сохранности;

5) ведет в установленном порядке учет архивных документов, хранящихся в архивном отделе, и представляет в архивное агентство Иркутской области сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов;

6) составляет и ведет в установленном порядке списки источников комплектования архивного отдела, организует отбор, упорядочение, передачу, осуществляет прием архивных документов на хранение.

7) при работе с источниками комплектования архивного отдела оказывает организационную и методическую помощь делопроизводственным службам органов местного самоуправления города Братска и юридических лиц в сохранении, комплектовании и использовании их архивных фондов, включая:

а) проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

б) ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в делопроизводственных службах источников комплектования архивного отдела;

в) рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;

г) рассмотрение и представление в архивное агентство Иркутской области поступивших от источников комплектования архивного отдела описей дел постоянного хранения и по личному составу;

д) изучение и обобщение практики работы делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

е) проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

ж) разработку и реализацию мероприятий по улучшению работы делопроизводственных служб, организации документов в делопроизводстве, повышению квалификации работников делопроизводственных служб.

8) обеспечивает информирование органов местного самоуправления города Братска, юридических и физических лиц об использовании архивных документов для удовлетворения прав граждан на архивную информацию, в том числе:

а) информирование органов местного самоуправления города Братска, юридических и физических лиц о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

б) организацию работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикационную деятельность;

в) исполнение запросов юридических и физических лиц, выдачу архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

г) создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов;

9) по поручению начальника организационно-контрольного управления аппарата администрации города Братска выполняет иные функции, входящие в компетенцию архивного отдела.